Beleidsplan 2005 - 2009
Inhoud
4.1. Jeugd
4.2. Hardlopen
4.3. Triathlon
4.4. Sportief wandelen
4.5. Organisatie wedstrijden en evenementen
5.1. Organisatie
5.2. Vrijwilligers
5.3. Coördinatie en opleiding trainers
5.4. Medische zaken
5.5. Sociale evenementen
5.6. Communicatie en PR
5.7. Financiën
5.8. Accommodatie
5.9. Beheer
5.10. Samenwerking in de regio
1. Inleiding
Beleid maken we iedere dag. De commissies en het bestuur van AV Triathlon nemen regelmatig kleine en grote besluiten
waardoor er nieuwe richtingen ingeslagen worden, nieuwe activiteiten opgezet worden, accenten worden verlegd. Dat houdt
de vereniging dynamisch, daarmee past zij zich aan aan de wensen van de leden en aan de ontwikkelingen in de maatschappij.
Toch kan het zinvol zijn af en toe op zoek te gaan naar de samenhang en naar de grote lijnen: Wat bindt de verenging,
waar gaan we de komende jaren heen, en vooral: waar wíllen we heen? Dit beleidsplan is de neerslag van die zoektocht.
Voor de komende jaren is beschreven waar we op hoofdlijnen heen willen. Daarbij gaat het zowel om de hele vereniging
als om de activiteiten daarbinnen. Het geheel, de gezamenlijkheid, komt in een beleidsplan beter uit de verf dan in
de praktijk van alle dag: met elkaar pratend en nadenkend over allerlei aspecten, blijken er een aantal gemeenschappelijke
waarden te herkennen te zijn, en blijken meerdere afdelingen met vergelijkbare vragen of knelpunten te worstelen. Die
gemeenschappelijkheid brengen we in dit beleidsplan bij elkaar.
Hoewel we proberen vijf jaar vooruit te kijken, is het geen draaiboek voor de komende vijf jaar. Ten
eerste zal het ongetwijfeld zo zijn dat er keuzes gemaakt worden over zaken die hier nog niet voorzien zijn (zo werd
er in het vorige beleidsplan, voor de periode 2000 tot en met 2004, nog met geen woord gerept over sportief wandelen).
Ten tweede zijn bij veel onderwerpen de concrete acties nog niet vastgelegd. Het is aan het bestuur en aan de commissies
om, met de hoofdlijnen die hier zijn geschetst, aan de slag te gaan.
Aan dit beleidsplan is gewerkt van oktober 2004 tot mei 2005. Een commissie uit het bestuur had hierbij het voortouw. De aanpak was er op gericht om alle leden en alle geledingen de gelegenheid te geven een steentje bij te dragen. Een kort resumé van de aanpak:
- Gestart is in oktober met een brainstormbijeenkomst waarvoor willekeurig een aantal leden was uitgenodigd.
- In november en december voerde de beleidsplancommissie gesprekken met de meeste commissies.
- In december is een enquête uitgezet via het clubblad. De resultaten werden vermeld in het clubblad van maart.
- In februari en maart ging de commissie aan de slag om het verzamelde materiaal om te werken tot conceptteksten. Het hele bestuur boog zich in dit stadium ook enkele malen over de concepten, en discussieerde uitgebreid door over enkele centrale thema's.
- In maart werden alle leden uitgenodigd voor een presentatie van de contouren, waarbij tal van discussiepunten aan de orde kwamen.
- Tenslotte werd in mei het definitieve voorstel goedgekeurd door de algemene ledenvergadering.
Het beleidsplan begint in hoofdstuk 2 met het benoemen van een aantal kernwaarden die AV Triathlon karakteriseren,
en die op de achtergrond bepalend zijn voor tal van concretere keuzes. Een cruciaal onderwerp komt in hoofdstuk 3 apart
aan de orde: Hoe gaan we om met de groei die de vereniging de afgelopen jaren heeft doorgemaakt en die naar verwachting
de komende jaren doorgaat? Deze vraag speelde een dermate belangrijke rol bij tal van onderwerpen, dat het nuttig bleek
om er afzonderlijk op in te gaan.
Daarna komen we toe aan de zaken waar de vereniging en de leden zich mee bezig houden. Daarbij hebben
we een onderscheid gemaakt tussen de 'activiteiten': alles waar de leden op af komen en waarmee we naar buiten treden,
en de 'randvoorwaarden': de zaken die meer achter de schermen gebeuren om de 'activiteiten' mogelijk te maken.
2. Kernwaarden
AV Triathlon is een grote en groeiende atletiekvereniging, met de nadruk op recreatieve sportbeoefening. Binnen de vereniging kunnen meerdere takken van sport worden beoefend: hardlopen, baanatletiek, sportief wandelen, triatlon en de daaraan gerelateerde sporten.
Een vereniging zonder schotten
Er is geen sprake van schotten tussen de 'afdelingen' binnen de vereniging. Alle leden kunnen zelf bepalen
welke takken van sport zij willen beoefenen. In de praktijk maakt een kwart tot een derde van de leden van de mogelijkheid
gebruik om meerdere sporten te beoefenen. Nogal wat leden vinden de laagdrempeligheid een stimulans om ook eens wat
anders te proberen. Het ontbreken van 'schotten' is een waardevol kenmerk van de vereniging, dat we zeker in stand
willen houden.
Een vereniging van vrijwilligers
Een vereniging van vrijwilligers Een tendens in de sportwereld is de toename van het consumentengedrag:
Leden verwachten dat ze een dienst geleverd krijgen waarvoor ze betalen. Ze zijn bereid daarvoor flink te betalen en
verwachten dan ook niet dat ze er zelf iets voor hoeven te doen. Binnen AV Triathlon zien we deze houding niet of nauwelijks.
De vereniging wordt gedragen door veel mensen die het vanzelfsprekend vinden om iets te doen voor de vereniging. Het
draagvlak om AV Triathlon te laten voortbestaan als 'echte' vereniging is breed genoeg.
Zaterdagochtend als centraal moment
Veel leden hebben contacten buiten de eigen trainingsgroep. Veel gezinnen stellen het zeer op prijs om
gezamenlijk naar te training te gaan. Om deze twee redenen is het gelijktijdige tijdstip van alle trainingen op zaterdagochtend
een wezenlijk kenmerk van onze vereniging. Hoewel het dan vaak spitsuur is, stellen de meeste leden deze gezamenlijke
trainingstijd zeer op prijs. Zodra het clubhuis uitgebreid is, zal het voor veel mensen aanzienlijk prettiger zijn
om na de training koffie te drinken en bij te praten. De gezamenlijke starttijd om 9 uur op zaterdag staat dan ook
niet ter discussie.
3. Naar een beheerste groei
De vereniging is de laatste jaren flink gegroeid. In 2001, 2002 en 2003 steeds met zo'n 60 leden per jaar, in 2004
ineens met 144 leden. We verwachten dat deze groeipotentie de komende jaren blijft bestaan. Het aanbod van AV Triathlon
sluit aan op de maatschappelijke tendens om, ook op latere leeftijd, meer te gaan bewegen. Hierbij gaat de voorkeur
vooral uit naar vormen van individuele sportbeoefening. Binnen AV Triathlon bieden we deze aan, maar dan gecombineerd
met de structuur van een vereniging en van trainingsgroepen. In het verlengde van deze tendens nemen partijen als de
Atletiekunie, de gemeente en verzekeraars initiatieven om mensen meer aan het bewegen te krijgen. Bovendien groeit het
aantal inwoners van de stad de komende jaren nog flink.
De voortgaande groei van de vereniging stelt ons voor de vraag in hoeverre de groei wenselijk en verantwoord
is.
De afgelopen jaren hebben we geen initiatief genomen om de groei te stimuleren of te ontmoedigen: er
is nauwelijks actief reclame gemaakt voor de vereniging, maar aan de andere kant is de groei ook niet afgeremd (met
uitzondering van wachtlijsten bij de jongste categorieën jeugd).
Er zijn diverse kanttekeningen te maken bij de groei, zowel in positieve als in negatieve zin:
- Meer leden leveren meer financieel draagvlak op voor de vereniging. Dat is vooral van belang vanwege de omvangrijke investeringen en forse lastenstijging die het gevolg zijn van de uitbreiding van het clubhuis: bij meer leden hoeft de contributie minder sterk te stijgen.
- Met meer leden is een uitbreiding van het trainingsaanbod nodig. Dus moet ook het trainerscorps voortdurend worden uitgebreid. We achten dit de komende periode goed mogelijk, doordat de drempel om trainer te worden bij onze vereniging laag is: er zijn interne opleidingen voor assistentlooptrainer, en de verantwoordelijkheid voor een trainingsgroep wordt vrijwel altijd door minstens twee trainers gedeeld. Eén op de tien leden is dan ook trainer!
- De groei van alleen het áántal trainers is niet voldoende. Om de kwaliteit van het trainingsaanbod in stand te houden zijn er ook voldoende goed opgeleide en ervaren trainers nodig: Dit houdt in dat ongeveer drie op de vier trainers tenminste twee à drie jaar ervaring moeten hebben. Veel van de ervaren trainers zijn momenteel rond de 60 jaar. We verwachten dat een aantal van deze trainers de komende jaren hun trainerschap zullen verminderen of beëindigen. Als de vereniging groeit is er dus aan twee kanten een uitbreiding van ervaren trainers nodig: ter vervanging van de 'oude garde', en om de groei op te vangen. Het probleem met ervaring is dat je dat niet uit de hoge hoed tovert. Daar is tijd voor nodig.
- Ook op alle andere terreinen zijn meer mensen nodig om een zo grote vereniging draaiende te houden. Denk aan bardiensten, website, clubblad, commissies. De bereidheid om méér te doen dan alleen te komen trainen is voldoende aanwezig, maar het is nodig om beter gebruik te maken van deze bereidheid.
- De voortgaande groei zou ten koste kunnen gaan van de gezelligheid en van de sociale samenhang binnen de vereniging. Voor de meeste leden wordt de sociale structuur bepaald door de trainingsgroep of -groepen waarin men loopt. Mensen die langer lid zijn hebben netwerken die door de hele vereniging heen lopen. Verdere groei hoeft het niet moeilijker te maken om in het eigen netwerkje prettig te sporten. Maar de inspanningen om de samenhang in de vereniging als geheel in stand te houden worden groter, naarmate de vereniging groeit.
- Natuurlijk moet met de groei van het ledental ook de accommodatie meegroeien. Daarvoor zijn de voorbereidingen inmiddels in een zeer vergevorderd stadium.
- De groei gaat gepaard met een zekere vergrijzing van het ledenbestand. Dat is op zich geen probleem, maar het is wel belangrijk om de vereniging, en het aanbod van trainingen en andere activiteiten, aantrekkelijk te houden voor 'jongeren' tot circa 40 jaar. Deze leeftijdsgroep zorgt er immers voor dat de vereniging een gemêleerde opbouw houdt. En dat is weer belangrijk voor de continuïteit van de vereniging.
Het belangrijkste knelpunt om verdere groei op te kunnen vangen is de beschikbaarheid van goed opgeleide en ervaren
trainers. Opleiding en het opbouwen van ervaring kost nu eenmaal tijd. We zien dit knelpunt optreden in alle geledingen
van de vereniging. We willen geen concessies doen aan de kwaliteit van het trainingsaanbod. De leden verwachten kwaliteit,
ook wanneer de vereniging groter wordt. Een beheerste groei is noodzakelijk om de omvang en kwaliteit van het trainerscorps
mee te kunnen laten groeien.
'Beheerste groei' houdt in dat de vereniging met niet meer dan circa 5% per jaar groeit. En dan gelden
er een aantal voorwaarden:
- Het aantal trainers groeit mee: de verhouding trainers - leden blijft ongeveer 1:10.
- De kwaliteit van het trainerscorps houdt gelijke pas met de groei: het aandeel ervaren en goed opgeleide trainers blijft gelijk, ongeveer driekwart van het totaal.
- De omvang van het vrijwilligersbestand groeit mee. Ongeveer eenvijfde van de leden blijft dus actief als vrijwilliger.
- De ongedwongen sfeer, met de vrijheid om zelf de trainingsgroepen en -momenten te kiezen, blijft in stand.
- De uitbreiding van het trainingsaanbod is niet geconcentreerd op de zaterdagochtend, maar vooral op andere tijdstippen.
Met een beheerste groei van circa 5% per jaar telt de vereniging over vijf jaar, dus aan het eind van 2009, maximaal ongeveer 1325 leden.
Hoe zou een beheersing van de groei moeten gebeuren?
Bij de jeugd wordt de groei beheerst door een maximale groepsgrootte per jaargroep aan te houden. Voor
de volwassenen is een sturing op bijvoorbeeld groepsgrootte niet zomaar mogelijk, omdat dit op gespannen voet zou staan
met het open karakter van de trainingsgroepen. Het is dan de vraag of het nodig is om over te gaan tot wachtlijsten
of een ledenstop. Het gaat immers niet om het stopzetten van de instroom, maar om een beperking daarvan (tegenover
de instroom staat jaarlijks ook een flinke uitstroom). Naar schatting een derde tot de helft van de instroom van volwassenen
komt van de trimcursus en de opstapcursus sportief wandelen. Beperking van de frequentie en de omvang van deze cursussen
levert naar verwachting al een geringere instroom op.
De aanpak wordt daarmee als volgt:
- Indien de ledengroei structureel hoger blijkt te zijn dan circa 5% per jaar, wordt de frequentie en de omvang van de trim- en opstapcursussen beperkt.
- Mocht te zijner tijd blijken dat inperking van de cursussen onvoldoende effect heeft, dan wordt een plan gemaakt voor andere maatregelen.
4. De activiteiten
4.1. Jeugd
Omvang en groei
De jeugdtak van AV Triathlon omvat zo'n 150 atleten. Het aantal pupillen is de laatste jaren vrij stabiel,
maar bij de junioren zien we een geleidelijke groei. Te verwachten valt dat deze groei de komende jaren aanhoudt. We
willen junioren langer bij de club houden door handhaving van het gevarieerder trainings- en wedstrijdaanbod aanbod,
maar ook door deze groep te betrekken bij andere activiteiten.
Bij de jongste categorieën pupillen zijn er wachtlijsten, vanwege de maximale groepsgrootte van 22. Bij de huidige
omvang van het kader zijn bij de pupillen wachtlijsten onvermijdelijk. Absolute prioriteit heeft stabilisatie en versterking
van het trainerscorps. Pas daarna is een eventuele uitbreiding van groepen aan de orde.
Stabilisatie en versterking van het trainerscorps vindt plaats door te streven naar een trainersduo per
groep of een trainer met een vaste assistent/vervanger, en door het actief stimuleren van het volgen van opleidingen
door trainers.
Doorgroei naar senioren
AV Triathlon heeft geen tak voor seniorenbaanatletiek (d.w.z. technische nummers en sprint). De komende
jaren is echter een serieuze potentiële doorstroom vanuit junioren te verwachten, van circa 10 à 20 leden. We
willen de doorstroom vasthouden, door deze groep neo-senioren een trainings- en wedstrijdaanbod te bieden. De komende
jaren kunnen de neo-senioren gebruik maken van het gespecialiseerde trainingsaanbod (springen, werpen, sprinten) in
combinatie met de A- en B-junioren. Op deze manier zijn er niet méér trainers nodig.
We streven er naar om over enkele jaren met een seniorenploeg aan de competitie deel te nemen, eventueel
aangevuld met junioren.
Vooralsnog beperken we het trainingsaanbod tot de vanuit de junioren doorgestroomde neo-senioren. We
ontwikkelen geen apart aanbod voor oudere atleten, die bijv. recreatief aan baanatletiek zouden willen doen. Dat zou
aparte trainerscapaciteit vergen die nu niet voorhanden is.
Trainingsaanbod en intensiteit wedstrijddeelname
We bieden de jeugd de mogelijkheid om de eigen capaciteiten in de atletieksport te ontwikkelen. Het sociaal,
plezierig en verantwoord sporten blijft daarbij onveranderd uitgangspunt. Het spelelement en prestatiegerichtheid gaan
daarbij samen.
We willen de oudere jeugd de mogelijkheid bieden om aan intensieve wedstrijdsport te doen. Voor potentiële toppers
streven we samen met andere verenigingen in de regio naar een geschikt trainingsaanbod. Voor topatleten bij de jeugd
en neo-senioren hebben we echter onvoldoende faciliteiten, zij kunnen op den duur beter doorstromen naar een andere
vereniging.
Jeugdleden worden gemotiveerd en gestimuleerd om aan wedstrijden, met name competitiewedstrijden, mee
te doen. Dit is echter tot nu toe, in vergelijking met veel andere sportverenigingen, nog erg vrijblijvend. Aan competitiewedstrijden
en clubkampioenschappen neemt slechts ongeveer de helft van de jeugdleden deel. Zeker wanneer er wachtlijsten gaan ontstaan,
mag van jeugdleden verwacht worden dat ze niet alleen regelmatig trainen, maar ook aan een aantal wedstrijden deelnemen.
Het deelnemen aan competitiewedstrijden en clubkampioenschappen wordt daarom een vanzelfsprekendheid: Je moet een goede
reden hebben om níet mee te doen.
De vanzelfsprekendheid dat zeker de oudere pupillen en junioren aan een vast aantal wedstrijden meedoen
vereist een cultuuromslag, die begint bij de diverse communicatieuitingen en bij de trainers. Naast deze 'vanzelfsprekende'
wedstrijden zijn er voor de jeugd die intensiever wil sporten en presteren ruime mogelijkheden om aan andere wedstrijden
mee te doen.
Duursport
Bij de (oudere) junioren ligt momenteel het accent op de technische nummers. Onderbelicht is het duursportaanbod.
We willen daarom ook een volwaardige looptraining voor junioren aanbieden. Na enkele jaren stilstand is er voorjaar
2004 weer mee gestart, en er is veel belangstelling voor.
Vanuit de triatloncommissie is er een laagdrempelig aanbod van triatlononderdelen, via trainingen en
wedstrijden. We streven niet naar een afzonderlijke juniorentriatlontak, omdat daarvoor onvoldoende vraag en draagvlak
is.
Sociale activiteiten en ouderhulp
Er is de laatste jaren een beperkt aanbod aan sociale evenementen. Er is al enkele jaren geen jeugdevenementencommissie.
Voor de groepssamenhang vinden we sociale evenementen belangrijk, zeker voor de jeugd die wat minder aan wedstrijden
deelneemt.
Voor iedere afdeling komen er één of enkele sociale evenementen per jaar. Bij de evenementen voor de jongere jeugd kan
de oudere jeugd een actieve rol spelen. Er komt een evenementencommissie, die de evenementen gaat coördineren.
Het organiseren van sociale evenementen is één van de manieren waarop betrokkenheid van ouders nodig is om de jeugd
op een prettige manier in de vereniging te laten meedraaien. Maar er is meer nodig, bijvoorbeeld assisteren bij trainingen,
begeleiden van een groepje tijdens wedstrijden, jureren, hand- en spandiensten bij de eigen wedstrijden. Zonder voldoende
betrokkenheid van alle ouders is het voor de vereniging niet mogelijk om de jeugd alles te bieden dat ze verwachten
en waar ze recht op hebben als jeugdlid van AV Triathlon.
Structuur jeugdtak
De jeugdtak functioneert nu als één geheel, met enkele sleutelfiguren die veel taken op zich nemen. Deze structuur is
te kwetsbaar, omdat het, zeker bij de ledengroei en toenemende intensiteit aan trainingen en wedstrijden, een hoge druk
legt bij enkele personen.
De jeugd-/baanatletiek wordt organisatorisch opgedeeld in drie afdelingen, ieder met een eigen coördinator: pupillen;
D- en C-junioren; B- en A-junioren en neo-senioren.
De coördinator van een afdeling is verantwoordelijk voor: indeling en bezetting trainingen; werving trainers en
stimuleren opleiding; selectie van wedstrijden waaraan deelgenomen kan worden, bezetting competitiewedstrijden, regelen
van wedstrijdbegeleiding; afstemming met andere coördinatoren, wedstrijdsecretariaat en evenementencommissie.
Zodra de nieuwe afdelingsstructuur werkt, wordt de samenstelling van de jeugdcommissie aangepast.
4.2. Hardlopen
Omvang en groei
De overgrote meerderheid van de volwassen leden van AV Triathlon doet aan hardlopen, meer dan de helft
doet dat uitsluitend. De groei die de vereniging doormaakt bestaat voor een belangrijk deel uit mensen die voornamelijk
voor het hardlopen komen. De trimcursus is belangrijk voor de instroom.
Zoals in hoofdstuk 3 beschreven is, is een beheerste groei hanteerbaar, mits er voldoende gekwalificeerde
trainers beschikbaar blijven.
Opbouw trainingsgroepen
De loopgroepen zijn ingedeeld naar niveau, maar zijn niet gesloten. Ieder lid kan zelf bepalen in welke
groep hij loopt en hoe vaak hij traint. Hoewel het misschien verleidelijk is om de groepssamenstelling strakker te
regelen, kiezen we daar niet voor. De vrijheid om naar eigen keuze in een groep te lopen en de uitwisseling tussen
groepen die daadwerkelijk veelvuldig plaatsvindt, zijn erg belangrijk voor de sfeer in de vereniging. Bij sterk uiteenlopen
van het niveau is het taak van de trainers om lopers aan te raden naar een andere groep over te stappen.
De loopgroepen dienen niet groter te zijn dan gemiddeld 25 mensen per training. Indien een groep structureel
groter is, wordt deze gesplitst en wordt er een nieuwe groep gestart.
Doel en motivatie trainingen
Veruit de meeste leden trainen om gezond en fit te blijven. Daarnaast zijn het verbeteren van de het
prestatieniveau en de gezelligheid belangrijk voor veel leden. Het trainingsaanbod moet hierop afgestemd zijn. Niet
alle trainingsgroepen hoeven dus wedstrijdgericht te zijn.
We hebben nauwelijks wedstrijdatleten in de nationale top (behalve enkelen in de veteranencategorieën). We hebben
ook niet de ambitie om ons meer op toppers te richten. We constateren dat een groot deel van de leden niet of nauwelijks
aan wedstrijden/trimlopen meedoet. Dit is jammer, omdat het voor vrijwel iedereen stimulerend is om op het eigen niveau
te presteren. Het is een taak van de trainers om hun lopers enthousiast te maken, bijvoorbeeld voor de clubkampioenschappen.
De trainingsgroepen moeten een duidelijker doel en profiel krijgen, op basis waarvan leden voor een bepaalde
groep kunnen kiezen. De trainers maken daartoe een plan voor de inhoud en opbouw van hun trainingen.
Er komen meer trainingen die afgestemd zijn op een evenement, bijvoorbeeld een halve of een hele marathon.
4.3. Triatlon
Triatlon is een tak van sport die binnen onze vereniging door enkele tientallen mensen in wedstrijdverband aan een
triatlon deelnemen. Er zijn ongeveer 60 leden met een NTB-licentie. Verder is er een groep mensen die naast hardlopen
ook fietst, mountainbiket of zwemt, en af en toe meedoet aan één van de onderlinge wedstrijden uit het tijdrit- of mountainbikecircuit,
of aan één van de door de vereniging georganiseerde zwemlopen of run-bike-runs. In totaal zijn er binnen de vereniging
circa 100 mensen op één of andere wijze actief met triatlon of met daaraan gelieerde activiteiten.
Wij willen triatlon graag een laagdrempelige verenigingsactiviteit houden en dit als zodanig versterken.
We hebben niet de ambitie om de triatlontak uit te bouwen tot een vooraanstaande vereniging met toppers.
Op de afzonderlijke triatlononderdelen is het trainingsaanbod voldoende. Het ontbreekt echter aan een
coördinatie van het trainingsaanbod, afgestemd op triatlon. De triatleten hebben nu nog onvoldoende begeleiding
bij de planning van hun training, gericht op wedstrijden. De triatloncommissie wil op dit terrein graag meer te bieden
hebben aan de triatleten. De oplossing wordt bij voorkeur gezocht via één van de trainers van binnen de vereniging,
maar eventueel ook door iemand van buiten aan te trekken als trainer/supervisor.
4.4. Sportief wandelen
Sportief Wandelen bestaat binnen AV Triathlon sinds 2001 en er nemen zo'n 150 leden aan deel. Sportief Wandelen groeit
flink: zo'n 40 à 50 leden per jaar. De instroom komt vooral van mensen tussen 40 en 60 jaar. Deels zijn de instromers
mensen die weer meer willen gaan bewegen en aan hun conditie willen werken, deels zijn het geblesseerden uit andere
sporten. Aangezien deze groei aansluit bij landelijke ontwikkelingen, verwachten we dat deze groei de komende jaren
doorgaat.
De commissie Sportief Wandelen is in 2004 gestart met Nordic Walking. Ook hierbij verwachten we een groei
in de komende jaren. We willen de groei van zowel Sportief Wandelen als Nordic Walking mogelijk maken door het organiseren
van opstapcursussen en uitbreiding van het aantal groepen, binnen de eerder gestelde randvoorwaarden van een beheerste
groei. Er wordt een maximale groepsgrootte gehanteerd van 25 deelnemers. Ook hier is dus voorwaarde voor verdere groei
dat er trainers bij komen. Tot nu toe werd er alleen intern opgeleid, mede doordat de Atletiekunie te weinig aanbod
heeft. In de toekomst is er wel meer opleidingsaanbod van de Atletiekunie te verwachten.
Bij Nordic Walking is het kader nog zeer gering. Er moeten eerst meerdere trainers worden opgeleid. Pas
daarna is het verantwoord om naar buiten te treden, bijv. met een afzonderlijke opstapcursus.
4.5. Organisatie wedstrijden en evenementen
AV Triathlon organiseert diverse evenementen. De Hamersveldloop en de Emiclaerloop zijn evenementen met een plaatselijke
en regionale functie. De zesuursloop heeft, hoewel het aantal deelnemers vrij beperkt is, een landelijke functie. De
Zwemloop Amersfoort en de Run-Bike-Run van Hoogland hebben beide een sterk regionaal deelnemersveld, met af en toe ook
nationale toppers aan de start. Voor een triatlon-evenement hebben ze een behoorlijke omvang. Daarnaast zijn er tal
van onderlinge wedstrijden zoals clubkampioenschappen, baancompetitie, mountainbikecircuit, tijdritcircuit.
Het wedstrijdaanbod is het resultaat van toevallige, afzonderlijke initiatieven en de evenementen worden
gedragen door redelijk autonoom functionerende organisatiecommissies. De afgelopen jaren heeft de Wedstrijd Organisatie
Commissie (WOC), als overkoepelende commissie, nauwelijks bestaan. In 2004 is een nieuwe WOC gevormd, die enthousiast
aan de slag is gegaan.
De WOC wil de eerstkomende tijd vooral werken aan de verbetering van de voorwaarden voor continuïteit en kwaliteit van
de bestaande evenementen:
- Organisatiecommissies stimuleren om tot een meer gestandaardiseerde aanpak te komen, bijvoorbeeld doordat de WOC een standaard evenementendraaiboek ontwikkelt.
- Een wedstrijdkalender maken en publiceren waarop de wedstrijden voor alle geledingen afgestemd zijn met elkaar en met de Atletiekunie-kalender.
- Betere voorwaarden voor de organisatiecommissies, door het opleiden van jury en verkeersregelaars, het herordenen en activeren van het postcodeplan.
- Ondersteuning bieden bij het op een hoger plan brengen van evenementen door zaken als web-sites met een eigen gezicht en een eigen naam, inschrijving en uitslagen via bijvoorbeeld uitslagen.nl, elektronische tijdregistratie.
- Stimuleren van een brede deelname door recreanten aan de eigen evenementen van de vereniging.
Als dit allemaal draait, vindt de WOC het ook tot haar taak behoren om een beleid te maken voor het wedstrijd- en evenementenaanbod als geheel. De WOC streeft naar een goede variëteit en samenhang in het aanbod daarvan. Dit zou op den duur kunnen leiden tot verschuivingen of samenvoegingen van evenementen, verlegging van accenten, of het nemen van nieuwe initiatieven.
5. De randvoorwaarden
5.1. Organisatie
Binnen AV Triathlon bestaan de volgende permanente commissies: trainerscommissie, jeugdcommissie, triatloncommissie,
wedstrijdorganisatiecommissie, commissie sportief wandelen, beheercommissie, medische commissie, commissie PR/communicatie.
De afgelopen jaren zijn veel van de commissies verbreed en versterkt. Bestonden tot voor enkele jaren
diverse commissies slechts uit één of twee personen, tegenwoordig is dit niet meer het geval. De commissies zijn zodanig
breed samengesteld dat alle taken over de leden verdeeld kunnen worden en dat het mogelijk is elkaars taken op te vangen.
Incidenteel blijft het steeds om commissies te verbreden of te versterken.
We streven naar zelfstandige commissies, met een direct aanspreekpunt in bestuur. Binnen vastgestelde
hoofdlijnen bepalen commissies hun werkwijze grotendeels zelf. Bij knelpunten en belangrijke beslissingen raadplegen
zij het bestuur. Het bestuur bewaakt de samenhang, waardoor het bestuur een meer sturende, toetsende en faciliterende
rol krijgt. De commissies gaan, voorzover dat van toepassing is, met eigen budgetten werken en zijn daarbinnen zelf
verantwoordelijk voor hun uitgaven.
Het bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester, en daarnaast leden die als portefeuille
het werkterrein van één of meer commissies hebben. Het bestuur streeft naar een omvang van minimaal 7 leden, maximaal
9. Met de groei van de vereniging, de toename van het aantal activiteiten en de grotere zelfstandigheid van de commissies
is het nodig de historisch gegroeide portefeuilleverdeling binnen het bestuur opnieuw te bezien en de taken beter toe
te spitsen op de ontwikkelingen binnen de vereniging.
5.2. Vrijwilligers
Lid zijn van AV Triathlon houdt niet in dat men vrijblijvend de diensten van de vereniging kan consumeren. Lid zijn
houdt ook verantwoordelijkheden en verplichtingen in.
Naar schatting zo'n 200 leden zijn actief als trainer, als bestuurs- of commissielid, achter de bar,
of in tal van andere taken. Het blijkt bijna altijd mogelijk om uiteindelijk de functies vervuld te krijgen, zij het
soms met moeite.
Veel leden zijn, zo blijkt uit de enquête, bereid om taken te vervullen. Dit grote potentieel wordt echter niet goed
benut. De werving gebeurt via netwerken van bekenden, of juist anoniem, via het clubblad of de website. Dat is onvoldoende.
Wanneer leden direct aangesproken worden op hun capaciteiten en hun bereidheid, levert dat een breder draagvlak voor
allerlei taken op. Maar daarvoor moeten we wel weten wat iedereen kan en wil. Daaraan ontbreekt het.
De komende jaren wordt er een actief vrijwilligersbeleid opgezet, waarbij leden directer aangesproken
worden op hun bereidheid om taken te vervullen voor de vereniging.
5.3. Coördinatie en opleiding trainers
De Trainerscommissie (TC) richt zich alleen op de loopgroepen. Periodiek is er een overleg met de coördinatoren
van de andere takken (triatlon, jeugd, wandelen).
De trainers van alle afdelingen worden actief gestimuleerd om opleidingen te volgen. Dit is nodig om
de kwaliteit van het trainingsaanbod op peil te houden en te verhogen.
Specifiek voor de aankomende looptrainers organiseert de TC iedere twee jaar een interne opleiding assistent-trainer
loopgroepen. Tevens werkt de TC aan verbetering van de kwaliteit van de trainingen door vervolgopleidingen, bijscholing,
deelname aan het licentiesysteem en door interne coaching, onder andere via evaluatiegesprekken.
5.4. Medische zakend
De medische commissie biedt in overleg met bestuur en diverse commissies activiteiten aan op het gebied van blessurepreventie
en -nazorg. Bovendien geeft de medische commissie gevraagd en ongevraagd advies op haar werkterrein.
De afgelopen jaren heeft een ontbroken aan een goede communicatie tussen enerzijds de medische commissie
en anderzijds het bestuur en diverse andere commissies. Er wordt op korte termijn een nieuwe start gemaakt met de medische
commissie, waarbij ruimschoots aandacht wordt besteed aan het contact met het bestuur en de andere commissies.
5.5. Sociale evenementen
De voorgaande groei gaat op zich niet ten koste van de sociale structuur: de meeste leden vinden hun weg wel in eigen netwerkjes binnen de verenging. Het wordt echter wel moeilijker om alle leden een binding met de vereniging te laten houden. Het enige 'vereniging'-evenement is het clubkampioenschap cross, en daarbij staat dan het sportieve element nog voorop. Voor het instandhouden van de samenhang in de vereniging worden er de komende jaren meer gemeenschappelijke sociale evenementen georganiseerd, bijvoorbeeld een jaarlijks feest, een barbecue. Hieraan blijkt volgens de enquête ook behoefte aan te zijn. Dit vereist wel een afzonderlijke evenementencommissie.
5.6. Communicatie en PR
De vereniging kent diverse communicatiemiddelen. Zowel het clubblad als de website voorzien in een duidelijke behoefte
en zullen naast elkaar blijven bestaan, ieder met hun eigen functie.
De website heeft een interne en externe functie, en is bedoeld voor mededelingen en beknopte informatie.
Het clubblad heeft een interne functie, en biedt zowel feitelijke informatie als een prettige combinatie van diepgang
en verstrooiing.
De website is na een aantal jaren volwassen geworden. De organisatie en het beheer zullen daarop aangepast
worden met een duidelijk onderscheid in technische ondersteuning en redactionele taken.
Tweemaal per jaar verschijnt het Blauwe Boekje met alle relevante permanente informatie zoals adressen
en trainingstijden.
Voor nieuwe en voor bestaande leden zal een brochure verschijnen met een aantal gedragsregels binnen
de vereniging.
Er wordt een proef gehouden met introductiebijeenkomsten voor nieuwe leden. Het doel hiervan is dat nieuwe
leden zich sneller thuis voelen in onze grote vereniging, over te brengen wat de vereniging van de leden verwacht en
van de nieuwe leden te horen wat zij van de vereniging verwachten.
De aard en intensiteit van de PR-activiteiten is afhankelijk van de groei. Voorlopig houden we vanwege
de autonome ledengroei geen grote promotiecampagnes.
We streven we er naar om, door publiciteit voor evenementen en bijzondere gebeurtenissen, zichtbaar te
zijn in de stad als grote, actieve vereniging.
5.7. Financiën
AV Triathlon is een financieel gezonde vereniging. De gestage ledengroei draagt hier zeker aan bij. De contributie
van AV Triathlon is laag. Zelfs met de forse lastenstijging als gevolg van de uitbreiding van het clubhuis blijft de
contributie nog laag, vergeleken met andere atletiekverenigingen in de regio en in vergelijking met andere takken van
sport.
Het financieel beleid is er op gericht om een solide basis te leggen voor onze kernactiviteit: de trainingen.
Ons belangrijkste kapitaal zijn onze trainers. Dat komt ook tot uiting in onze begroting: de kosten voor trainers (onkostenvergoedingen,
opleiding, kleding) nemen daarop een prominente plaats in.
De komende jaren wordt een financieel meerjarenbeleid opgezet voor onderhoud van het clubhuis en voor
het op peil houden en uitbreiden van het wedstrijd- en trainingsmateriaal. Commissies gaan voor hun eigen activiteiten
met eigen begrotingen werken, waardoor alleen nog de bijzondere uitgaven voorgelegd hoeven te worden aan het bestuur.
Alle leden betalen hetzelfde bedrag aan contributie, afgezien van bijzondere posten zoals wedstrijd-licenties
en contributie voor zwemtraining. We handhaven het uniforme contributiebedrag en kiezen niet voor een differentiatie
naar bijvoorbeeld activiteit of aantal trainingen. De deelname aan de diverse activiteiten blijft zodoende laagdrempelig.
Dit wordt door veel leden zeer gewaardeerd.
Het lidmaatschap van AV Triathlon is vaak een gezinsactiviteit. Dit is goed mogelijk door de gelijke
aanvangstijden van de trainingen. We vinden het niet nodig de gezinsdeelname verder te stimuleren door een gezinskorting.
We kiezen er niet voor om structurele verenigingssponsors te werven. Bij de huidige omvang van de vereniging
zijn we ook zonder sponsors in staat om de contributie op een aanvaardbaar peil te houden. Zodoende lopen we niet het
risico dat sponsorinkomsten een wezenlijke pijler onder de vereniging vormen.
De organisatiecommissies werven zelf de sponsors voor hun evenement. Hiermee zorgen ze voor een dekkende
exploitatie. We streven naar duurzame relaties met evenementensponsors. Voor alle vormen van sponsoring geldt dat sponsors
geen invloed krijgen op het beleid van de vereniging of op de opzet van de te organiseren evenementen.
5.8. Accomodatie
Vanwege de groei van de vereniging voldoet het clubhuis op sportpark Birkhoven niet meer. De uitbreidingsplannen zijn inmiddels zo ver gevorderd dat verwacht mag worden dat in de loop van 2005 met de bouw gestart kan worden. Daarna hebben we een clubhuis waarmee we de beheerste groei, zoals omschreven in hoofdstuk 3, ruimschoots kunnen opvangen.
5.9. Beheer
De beheercommissie houdt zich met drie aspecten bezig: het beheer van het gebouw, van de kantine, en van het wedstrijd-
en trainingsmateriaal.
Gebouw: Tegelijk met de uitbreiding wordt het sleutelbeheer opnieuw opgezet. Er wordt een meer-jarenonderhoudsplanning
gemaakt, die ten grondslag kan liggen aan een financieel reserveringsbeleid.
Kantine: Het beheer van de kantine gebeurt door een vaste kern vrijwilligers. Deze groep concentreert
zich op de zaterdagochtend en op bijzondere evenementen. Met de spreiding van trainingstijden over de week wordt het
op meer momenten nodig dat er een barbezetting is. Dit is alleen mogelijk wanneer meer mensen zich hiervoor willen inzetten.
Materiaal: Het beheer van materiaal dat gebruikt wordt voor wedstrijden en trainingen valt onder de beheercommissie.
Het beleid over aanschaffingen en vervangingen zal in de toekomst worden opgesteld in samenspraak me de commissies die
het meest nauw bij de betreffende activiteiten betrokken zijn.
De taken van de beheercommissie zijn met de groei van de vereniging aanzienlijk uitgebreid. Het is daarom
nodig de samenstelling en taakverdeling van de beheercommissie opnieuw te bekijken.
5.10. Samenwerking in de regio
De atletiekverenigingen in onze directe omgeving zijn alle van een behoorlijke omvang. In tegenstelling tot andere
regio's is er dan ook geen structurele noodzaak om samen te werken om het hoofd boven water te houden. Samenwerking
kan zinvol zijn om gericht capaciteitsproblemen op te lossen: Het komt bijvoorbeeld voor dat voor specialisatietraining
de ene vereniging te weinig trainers heeft, of een andere vereniging juist te kleine groepen. Door afstemming met andere
verenigingen kunnen we ook makkelijker opleidingen voor trainers en jury naar de regio halen.
Bij triatlon is samenwerking zinvol, doordat het om kleine verenigingen of afdelingen gaat: het deelnemen
aan elkaars wedstrijden levert een grotere deelname op, en is een stimulans voor de organisatoren.